I henhold til lov av 15. juni 2018 nr. 38 om behandling av personopplysninger (Personopplysningsloven), samt EUs personvernforordning, General Data Protection Regulation (GDPR), (EU) 2016/679, kreves det samtykke for å samle inn og bruke personopplysninger.

Maria-Ordenen, de enkelte Maria-Loger og Maria-Foreninger fører register over sine medlemmer, som inneholder personopplysninger.

Medlemslisten legges inn på Maria-Ordenens hjemmeside med intern tilgang for Ordenens medlemmer (søstre) og medlemmer av
Maria-Foreninger. Maria-Ordenen, de enkelte loger og Maria-Foreninger oppbevarer også medlemslister i papirform.

Medlemslistene er til internt bruk, og personopplysningene deles ikke med utenforstående uten hjemmel i lov eller særskilt samtykke fra den som er vernet.

Under henvisning til GDPR kap. 2 art. 6:1a, gir jeg samtykke til at følgende personopplysninger registreres i Maria-Ordenens/Maria-Logens/Maria-Foreningens medlemsregister:

• Navn

• Fødselsdato/år

• Adresse

• Telefonnummer

• Yrke

• E-post adresse

PERSONVERNERKLÆRING OG RETNINGSLINJER
FOR MARIA-ORDENEN OG MARIA-ORDENENS LOGER I NORGE

Den norske Maria-Ordenen og Maria-Ordenens loger i Norge er behandlingsansvarlig for medlemmenes personopplysninger.
Vi behandler personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Maria-Ordenen vil kunne endre sine retningslinjer for personvern, dersom det vurderes nødvendig for å administrere medlemskapet, og for å kunne oppnå formålet med vår Orden. Endringer i vår personvernerklæring og retningslinjer, vil bli oppdatert på vår hjemmeside, og våre medlemmer har selv plikt til å holde seg orientert om denne erklæring og retningslinjenes innhold. Endringer blir varslet medlemmene via vår hjemmeside. Datoen for siste revisjon av denne personvernerklæring/retningslinjer fremgår avslutningsvis i dette dokument.

For å sikre at medlemmenes personopplysninger håndteres på en sikker og forsvarlig måte, har vi etablert følgende retningslinjer:

1. Formålet med bruk av personvernopplysninger og omfang av slik bruk.

For å kunne administrere medlemskap i Maria-Ordenen, må vi behandle visse personopplysninger om våre medlemmer.

Personopplysninger vil bli brukt til følgende formål:

• Gi tilgang til Maria-Ordenen og de enkelte logers fasiliteter og tjenester.

• Etablere og oppdatere medlemslisten.

• Sende fakturaer for medlemskontingent.

• Distribuere MariaBladet og relevante dokumenter fra logen.

• Gratulasjonshilsen i MariaBladet. Særskilt samtykke fra jubilanten innhentes.

• Andre formål som vurderes nødvendige for å ivareta vår Orden, og medlemmenes interesser.

Medlemmer i Maria-Ordenen utgjør en viktig del av Ordenens identitet og historie, og det vurderes viktig å ha en historisk oversikt over tidligere medlemmer. Noen personopplysninger blir derfor også oppbevart etter avsluttet medlemskap og etter medlemmers død, med mindre medlemmet har reservert seg for slik oppbevaring eller krever opplysningene slettet.

Maria-Ordenens og dens loger samler inn og behandler kun personopplysninger som er nødvendig for å administrere medlemskap, og for å ivareta Ordenens og medlemmenes interesser. Dette omfatter navn, medlemsnummer, adresse, telefonnummer, e-post adresse, fødselsdato, dato for opptak og forfremmelser, aktuelle og historiske embetsfunksjoner, medlemmets yrke og eventuell statistikk over fremmøte på arrangementer og logemøter.

2. Behandlingsgrunnlag og sikkerhet

Maria-Ordenen og medlemmets loge har rettslig grunnlag for å behandle medlemmers personopplysninger etter personopplysningsloven, fordi personopplysningene er nødvendig for at vi skal kunne administrere medlemskap og ivareta medlemmenes interesser som medlem av Ordenen/de enkelte loger, og for at Maria Ordenen skal kunne tilby tjenester som inngår i medlemskapet.

Vi er opptatt av at uberettigede ikke får tilgang til medlemmenes personopplysninger, og det benyttes sikkerhetsteknologi som sørger for god beskyttelse mot uautorisert tilgang og misbruk av medlemmenes personopplysninger.

Maria-Ordenen og dens loger i Norge vil kun gi tredjeparter (leverandører) tilgang til medlemmenes personopplysninger, dersom de leverer tjenester innen drift, vedlikehold eller andre tekniske løsninger til Ordenen/de enkelte loger, eller dersom det er nødvendig for å administrere medlemskap. Eksempler på tredjeparter som mottar personopplysninger, er (fylles inn……). Tredjeparter vil ikke kunne benytte seg av våre medlemmers personopplysninger til andre formål enn det som Maria- Ordenen har avtalt med det enkelte medlem. Tredjeparter er forpliktet til å inngå en databehandler avtale med sine underleverandører.

Personopplysninger om våre medlemmer kan bli sendt andre loger i vår Orden i Norge, Sverige, Danmark, Finland, Tyskland og Island, med mindre medlemmet uttrykkelig har reservert seg fra dette. Dette vil kunne innebære at opplysninger blir sendt til andre land, med et regelverk som ikke gir den samme beskyttelse av personopplysninger som er gjeldende i Norge.

3. Medlemmenes rettigheter

Våre medlemmer har rett til å be om innsyn i, og retting eller sletting av personopplysninger. Det kan også bes om begrensning av behandlingen som gjelder det enkelte medlem, samt protestere mot behandlingen. Slike krav må fremmes skriftlig til den enhver tid fungerende Ordenspresident, og til logens egne presidenter. Medlemmer har rett til å klage til datatilsynet, dersom medlemmet mener vi behandler personopplysninger i strid med personvernreglene.

4. Oppbevaring og sletting av personopplysninger

Maria-Ordenen og de enkelte loger, vil ved uttreden og ved et medlems død slette i våre registre medlemmets adresse, telefonnummer og e-post adresse. Øvrige personopplysninger som navn, fødsels- og dødsdato, dato for opptak og forfremmelser, embetsfunksjoner og yrke vil ikke bli slettet.

Søknader om opptakelse i Maria-Ordenen inneholder opplysninger om adresse og e-post adresse på tidspunkt for ansøkning. Disse dokumenter blir ikke makulert, med mindre medlemmet spesielt ber om det. Medlemmets adresse, telefonnummer og e-post adresse blir kun slettet i registre som er i bruk. Ansøkningsskjemaene er en del av Maria-Ordenens historiske dokumenter.

5. Medlemmenes aksept av personvernerklæringen og retningslinjer

Ved inntreden i Maria-Ordenen, skal nye medlemmer før opptagelsen, signere erklæring om at de aksepterer personvernerklæringen og retningslinjer som er gjeldende for Maria-Ordenen og Maria-Ordenens loger i Norge. De forplikter seg i erklæringen til å holde seg orientert om eventuelle endringer i personvernerklæringen og retningslinjene.

I denne erklæring gjøres medlemmene kjent med at de uttrykkelig må reservere seg, dersom de ikke aksepterer Ordenens og de enkelte logers bruk av personopplysninger, slik det er beskrevet i personvernerklæringen og våre retningslinjer.

Det innhentes tilsvarende erklæring fra aktive medlemmer i Maria-logene i Norge.

Denne personvernerklæring og retningslinjer er godkjent av Ordenens øverste styre den 2023/24.

Sist redigert 6. februar 2024